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PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL MINISTERIO DE EDUCACION NACIONAL –
MEN
Fecha:
Versión: 1
Pág.: 38:41
Documento No: ADSGDPD0101
PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL
MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL MEN
SECRETARIA GENERAL
UNIDAD DE ATENCION AL CIUDADANO
Grupo de Gestión Documental
2015
Control de Cambios:
Versión
Fecha
Revisado por
Aprobado por
Descripción modificación
01
Grupo de Gestión Documental
Comité Interinstitucional de Desarrollo Administrativo
CONTENIDO

1. ASPECTOS GENERALES 4
2. PLANEACIÓN PARA FORMULAR EL PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL PGD 10
3. LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL 16
4. FASES DE IMPLEMENTACIÓN DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL –
PGD (Ver anexo b. Plan de Implementación.) 22
5. PROGRAMAS ESPECÍFICOS 23
6. ARMONIZACIÓN CON LOS PLANES Y SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA ENTIDAD
32
Glosario 33
b. Plan de Implementación 39
39
c. Mapa de Procesos 40
d. Presupuesto para la Implementación del Programa de Gestión
Documental (ver presupuesto vigencia 2016). 41
1.
ASPECTOS GENERALES

El Programa de Gestión Documental en el Ministerio de Educación
Nacional, es un instrumento archivístico que permite establecer los
componentes de la Gestión Documental; Planeación, Producción,
Gestión y Trámite, Organización, Transferencias, Disposición de
los Documentos, Preservación a Largo Plazo y Valoración. Seguir la
trazabilidad de la información producida por la Entidad en las
diferentes etapas del ciclo vital del documento independientemente del
soporte, medio de registro y almacenamiento atendiendo la necesidad de
mejora continua del proceso de gestión documental.
El presente documento se articula con el Sistema Integrado de Gestión
(SIG) el cual tiene definido el Macro proceso de Gestión Documental,
en la formulación del programa se describen cada uno de los
documentos e instrumentos exigidos por el Decreto 1080 de 20151; es
necesario aclarar que esta herramienta archivística esta en
evaluación y mejora continua con el objeto de cumplir la política de
gestión documental propuesta por el Ministerio.
De esta manera el Programa de Gestión Documental PGD se convierte en
un instrumento necesario para la salvaguardia de la información y
resguardo del patrimonio documental de la entidad y de la Nación.
En la actualidad el Ministerio cuenta con los siguientes Instrumentos
archivísticos.
*
Tablas de Retención Documental
*
Inventarios documentales
El Artículo 2.8.2.5.8. Del Decreto 1080 de 2015 establece que la
gestión documental en las Entidades públicas se desarrollará a
partir de los siguientes instrumentos archivísticos.

Grafico 1, Decreto 1080 de 2015; Instrumentos Archivísticos
Los Instrumentos archivísticos deben ser elaborados, ajustados,
actualizados y aprobados íntegramente como parte esencial del proceso
de implementación del PGD en el corto mediano y largo plazo, este
proceso debe estar liderado por el Grupo de Gestión Documental y el
equipo interdisciplinario conformado para tal fin.
La estructura del PGD está basada en cada uno de los elementos
establecidos por el AGN en el “Manual implementación de un programa
de gestión documental PGD año 2014”2 y describe cada uno de
estos elementos, así como los demás aspectos y actividades que
desarrolla el ministerio de conformidad con su contexto y realidad
misional, administrativa y legal.
Introducción
La Ley 594 de 20003 Ley General de Archivos establece las reglas y
principios generales que regulan la función archivística del Estado,
en su Título V: regula la Gestión de documentos y la obligatoriedad
para las entidades públicas y privadas que cumplen funciones
públicas, en elaborar programas de gestión de documentos,
independientemente del soporte en que produzcan la información para
el cumplimiento de su cometido estatal, o del objeto social para el
que fueron creadas”
En concordancia con el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura
1080 de 20154 en el Artículo 2.8.2.5.10. Obligatoriedad del programa
gestión documental. Todas las entidades del Estado deben formular un
Programa Gestión Documental (PGD), a corto, mediano y largo plazo,
como parte del Plan Estratégico Institucional, el Plan de Acción
Anual y el artículo 15 de la Ley 1712 de 2014; el Ministerio de
Educación Nacional Implementara el Programa de Gestión Documental.
El Programa de Gestión Documental PGD del Ministerio de educación
Nacional está enmarcado en el cumplimiento de la Ley 594 de 2000 –
Ley General de Archivo, Ley 1712 de 2014 – Ley de Transparencia y
Acceso a la Información,5 de conformidad con lo establecido en
Decreto 1080 de 20156 Libro II Parte 8 Título II Capítulo V –
Gestión de documentos. Como instrumento archivístico le sirve a la
entidad para facilitar el control, acceso y administración de la
documentación y preservación de la memoria institucional, acorde con
las buenas prácticas y normatividad vigente.
Alcance
El Programa de Gestión Documental se encuentra vinculado con el Plan
Estratégico y el Plan de Acción anual (2015 – 2016), está
enfocado a disponer y normalizar los procesos de gestión documental
del Ministerio de Educación Nacional (MEN) a través del Sistema de
Gestión de la Calidad, y aplica para todos los documentos recibidos y
producidos por la entidad independientemente de su soporte, así como
racionalización y simplificación de los trámites, la reducción de
copias innecesarias, la conservación y preservación del patrimonio
documental de la Entidad, los lineamientos determinados en el Programa
de Gestión Documental deben ser cumplidos por todos los servidores y
demás colaboradores del Ministerio.
Inicia con la consolidación y análisis del diagnóstico integral con
el fin de identificar los requerimientos de la gestión documental y
se plantean actividades para ejecutar en el Corto plazo, mediano plazo
y largo plazo, las cuales se definirán en el Plan de Implantación
(ver anexo).
Este documento y las versiones de actualización deben serán
aprobados por el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo y
su implementación está a cargo la Secretaria General – Unidad de
Atención al Ciudadano –Grupo de Gestión Documental.
Público al cual está dirigido
Su carácter es interno y aplica a todas las dependencias del
Ministerio de Educación Nacional, y en general a las partes
interesadas del Ministerio (entes de control, ciudadanía),
facilitando los mecanismos de participación ciudadana
USUARIOS EXTERNOS
*
Organismos de Control y Vigilancia
*
Los facultados para inspección y vigilancia de la gestión
documental.
*
Entidades Públicas, Privadas
*
Organismos Multilaterales
*
Universidades Nacionales e Internacionales
*
Entidades del sector de la Educación
*
Gremios y asociaciones
*
Medios de comunicación
*
Comunidades y Ciudadanía en general
USUARIOS INTERNOS
Servidores y demás colaboradores del Ministerio.
Objetivos
Objetivo General
Fortalecer el Macroproceso de gestión Documental del Ministerio de
Educación Nacional (MEN), Corto, Mediano y Largo plazo, mediante la
implementación de Instrumentos archivísticos que permitan optimizar
la administración documental para todos los procesos de la Entidad
incorporando buenas prácticas y tecnologías de la información que
garanticen la seguridad, preservación, recuperación y disposición
final bajo el concepto de archivo total.
Objetivos Específicos
*
Implementar el Sistema de Gestión Documental de la Entidad con la
Normativas Vigentes y los parámetros dados por el ente rector de
la política archivística a Nivel Nacional Archivo General de la
Nación. (AGN).
*
Normalizar los procedimientos para racionalizar y controlar la
producción documental en el ciclo vital del documento con
sistemas de información eficientes.
*
Fomentar la cultura archivística en los servidores de la entidad
por medio de sensibilizaciones y capacitaciones a los servidores
del Ministerio.
*
Facilitar la consulta y acceso a la información en cualquier
soporte, garantizando su integridad.
*
Implementar estándares de tecnologías de información de manera
confiable, rápida y segura.
*
Racionalizar y controlar la producción documental, en atención a
los procesos, procedimientos y funciones del Ministerio.
*
Establecer estándares para los riesgos de la gestión documental,
que identifiquen la preservación documental de documentos
vitales, esenciales, misionales, por medio de instrumentos
técnicos.
Requerimientos para el desarrollo de gestión documental – PGD
1.
Normativos:
Las normas que aplican para el cumplimiento de los requerimientos
establecidos en materia de archivos y gestión documental para las
entidades del orden nacional, por el Archivo General de la Nación, y
demás normas aplicables al Ministerio de Educación Nacional son las
que se relacionan en el Nomograma de la entidad que se encuentra
disponible en la página WEB en el siguiente enlace:
http://intranet.mineducacion.gov.co/Paginas/default.aspxnormativa.
2.
Económicos:
El Ministerio asignara los recursos financieros, para la
implementación del PGD, a corto, mediano y largo plazo, con base en
las metas establecidas en el Plan de Acción Anual y establecerá
anualmente la apropiación presupuestal dado a que se requieren de los
recursos necesarios teniendo en cuenta lo siguiente:
*
Determinar anualmente los recursos financieros necesarios para la
armonización, operatividad, mantenimiento y mejora del Programa
de Gestión Documental, contemplados en la formulación del Plan
Institucional de Archivos PINAR, basado en las metas
establecidas en el plan de acción anual para su ejecución.
*
Tener en cuenta en el Plan Anual de Compras, los requerimientos
económicos para la implementación del Programa de Gestión
Documental.
3.
Administrativos:
El Ministerio de Educación Nacional cuenta con varias herramientas de
tipo administrativo relacionadas con el Programa de Gestión
Documental así: La declaración del Macroproceso de Gestión
Documental dentro del actual Mapa Estratégico de la entidad; en la
estructura actual del Ministerio de Educación Nacional existe la
Unidad de Atención al Ciudadano, que tiene dentro de sus
responsabilidades la administración de la correspondencia y de la
gestión documental de la entidad y es necesario fortalecer algunos
aspectos como:
*
Conformación de un equipo interdisciplinario con el recurso
humano profesional idóneo para la implementación y
actualización del Programa de Gestión Documental, destinando los
recursos administrativos, técnicos, necesarios para la ejecución
de las diferentes fases al corto mediano y largo plazo, definiendo
los respectivos perfiles y roles dando alcance a la Ley 1409 de
2010 7y al Decreto 1080 de 20158.
*
Establecer dentro del Plan Anual de Capacitación los recursos
necesarios para capacitar en el alcance y desarrollo del PGD y
fortalecer a los servidores y colaboradores de la entidad, así
como al personal del outsourcing involucrado en la administración
de los archivos de gestión y central.
Dando cumplimiento a lo definido en el Artículo 2.8.2.5.14.14.
Decreto 1080 de 2015. Plan de Capacitación. Las entidades públicas y
las privadas que cumplan funciones públicas, deberán incluir en sus
planes anuales de capacitación los recursos necesarios para capacitar
en el alcance y desarrollo del PGD, a los funcionarios y contratistas
de los diferentes niveles de la entidad.9
*
En cumplimiento al Acuerdo 08 de 201410“Por el cual se
establecen las especificaciones técnicas y los requisitos para la
prestación de los servicios de depósito, custodia,
organización, reprografía y conservación de documentos de
archivo y demás procesos de la función archivística en
desarrollo de los artículos 13° y 14° y sus parágrafos 1° y
3° de la Ley 594 de 2000" El ministerio determina los estándares
y características las instalaciones de los edificios y depósitos
propios o de terceros, utilizados para el almacenamiento y
conservación de los materiales documentales a mediano y largo
plazo acorde con el Decreto 1080 de 2015, Artículos 2.8.8.8.1.,
2.8.8.8.2, 2.8.8.8.3, 2.8.8.8.4.,2.8.2.12.2.11
4.
Tecnológicos:
El Ministerio dispondrá de la infraestructura y los servicios
tecnológicos necesarios para la implementación de la información
física y electrónica, en cualquier soporte, uso para la creación,
mantenimiento, retención, acceso y preservación de la información y
la implementación del Programa de Gestión Documental la Oficina de
Tecnología y Sistemas de Información se encargara de la
interpolarización de los aplicativos, programas y sistemas afines,
existentes e integrados a través de una arquitectura articulada, que
permita una amplia cobertura de requerimientos y necesidades en cuanto
al alcance del Sistema de Gestión Documental Electrónico.
La implementación del Sistema de Gestión Documental y contenidos
involucra las diferentes plataformas, ya que se requiere la
interoperabilidad, para que la información del Ministerio se conserve
en un solo repositorio institucional, validando y adoptando las
funcionalidades de las aplicaciones existentes con respecto a los
modelos y estándares nacionales e internacionales como la ISO 15489 y
MoReq, el AGN, Mintic ,ICONTEC.
El Ministerio de Educación Nacional utiliza el Sistema de Gestión
Documental TMS, que tiene como finalidad la radicación, registro y
seguimiento de la correspondencia interna y externa y terminará de
implementar el aplicativo Mercurio, que garantiza la gestión de
contenidos de la información física y electrónica, en articulación
con la Política de Gestión Documental del Ministerio.
2.
PLANEACIÓN PARA FORMULAR EL PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL PGD

La articulación de todos los elementos que caracterizan el
Macroproceso de Gestión Documental en el Ministerio de Educación
Nacional son la base del Programa de Gestión Documental, el cual
contiene las actividades administrativas y técnicas tendientes a la
planeación12, planificación, manejo y organización de los
documentos producidos y recibidos por la entidad en desarrollo de sus
funciones, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de
facilitar su trámite, utilización, conservación y consulta, cuyos
lineamientos están articulados con el Sistema Integrado de Gestión
del Ministerio.
El Ministerio propondrá por el sostenimiento del Programa de Gestión
Documental que es un plan discriminado a corto, mediano y largo plazo,
con un órgano coordinador (Subcomité Interno de Archivo) que
garantiza su adecuado desarrollo, y a través del cual se definen las
políticas generales de la gestión documental, con los principales
componentes que conforman el Modelo de Gestión Documental, enmarcado
a su vez bajo las buenas practicas, políticas públicas, metas
institucionales y mapa de procesos.
Modelo de Gestión Documental
El Ministerio establece su propio modelo de Gestión Documental a
través del cual se representen las características y elementos
particulares que caracterizan el Macroproceso de Gestión Documental,
como parte del proceso de planeación documental del Ministerio. Por
tal razón es relevante enunciar los principales elementos que lo
constituyen:
a.
Componente de recepción y despacho de comunicaciones oficiales,
también conocido como recibo y envío de correspondencia
b.
Componente de Archivos de Gestión
c.
Componente de Archivo Central
d.
Componente SGD (Sistema de Gestión Documental)
A su vez los elementos del Modelo de Gestión Documental del
Ministerio de Educación Nacional son los siguientes:
a) Cadena de valor del Macro Proceso de Gestión Documental
b) Política de Gestión Documental
c) Procesos, Procedimientos y Guías de Gestión Documental
d) Cuadros de clasificación documental (CCD)
e) Flujos documentales
f) Tablas de Retención Documental (TRD)
g) Tablas de Valoración Documental (TVD)
h) Sistema Integrado de Conservación (SIC)
i) Sistema de Gestión Documental (SGD)
La Entidad realiza el Proceso de Gestión Documental atendiendo los
lineamientos dados a través del Sistema Integrado de Gestión
articulado con todos los elementos que caracterizan el Macroproceso de
Gestión Documental, alineadas con actividades transversales dentro de
la cadena de valor, que inicia desde la planificación de los
documentos y por medio del cual se determinan sus valores primarios y
secundarios, con el fin de establecer su permanencia en las diferentes
fases del archivo. Así también en la misma transversalidad se
encuentran las acciones y estándares aplicados a los documentos
durante su gestión para garantizar su preservación en el tiempo,
independiente del medio y forma de registro y almacenamiento.
Descripción de la cadena de valor del Macroproceso de Gestión
Documental
Otro aspecto a resaltar dentro de la planeación para conformar el
Programa de Gestión Documental del Ministerio de Educación Nacional
corresponde a la Cadena de valor del Macro Proceso de Gestión
Documental, a través de cual se detalla cada uno de los procesos y
procedimientos declarados dentro del mismo expresadas en actividades
secuenciales que interactúan y transforman elementos de entrada que
aportan las partes interesadas, en salidas como productos o servicios
de gestión documental, creando y generando valores agregados o
beneficios orientados a la satisfacción de necesidades de los
usuarios internos y externos del Ministerio.
El Macro Proceso de Gestión Documental está integrado por cinco (5)
procesos, relacionados así:
*
Planeación documental
*
Producción documental
*
Gestión y trámite de los documentos
*
Organización y transferencia documental
*
Disposición final de los documentos
A partir de los cuales se establecen todas las actividades
gerenciales, administrativas y operativas que velan por la
estructuración seguimiento, evaluación, control y mejoramiento del
ciclo documental bajo concepto del archivo total, de una parte y por
la otra, la articulación de una serie actividades de apoyo en
infraestructura, talento humano y tecnología, como se indica en el
gráfico No.2.
Descripción del Macroproceso de Gestión Documental
Objetivos estratégicos:
Garantizar que la información del Ministerio, se conserve de forma
confiable y oportuna para la toma de decisiones por medio del
fortalecimiento institucional;
Gestionar la administración y manejo de los documentos producidos y
recibidos por el Ministerio de Educación Nacional, con el propósito
de garantizar la consulta, conservación, disposición y preservación
de la memoria institucional a través de la aplicación de las normas
y técnicas archivísticas vigentes, dando apoyo al cumplimiento de
los objetivos del MEN
Alcance:
INICIA con la planeación documental, CONTINUA con la producción,
gestión y trámite, organización y transferencia y TERMINA, con la
disposición final de los documentos.

Grafico 2, Tomado del documento de rediseño; Modelo del Macroproceso
de Gestión documental;
Relación Macroproceso de Gestión Documental y el Sistema de Gestión
Documental
El Ministerio de Educación Nacional cuenta con una arquitectura que
apoya tecnológicamente el macroproceso de gestión documental y
también es parte fundamental de la infraestructura que requiere el
PGD; existen dos aplicaciones que conforman la plataforma tecnológica
del Ministerio de Educación Nacional que soportan el macro proceso de
Gestión documental, a saber: el Sistema de Gestión Documental (TMS)
y Mercurio (Servisoft); la primera está orientada a soportar todo el
proceso de producción documental (recepción, radicación,
distribución y despacho) y la segunda está enfocada a la gestión
documental y a la administración de los archivos en el Ministerio.
La característica de esta arquitectura es que en un solo repositorio
documental se alimente, almacene y administre la memoria institucional
de todo el Ministerio, tanto los archivos en soporte físico como
también los archivos creados, recibidos o transformados a formato
electrónico o digital.
Es importante que esta plataforma se vaya consolidando a corto y
mediano plazo, de tal forma que se convierta en uno de los sistemas de
información estratégicos de todos los sistemas de información
existentes en el Ministerio y que su uso sea obligatorio y masivo
tanto para servidores como para contratistas de la Entidad.
Consecuentemente se deberá socializar y capacitar entre los
diferentes niveles jerárquicos de la Entidad bajo el único nombre
Sistema de Gestión Documental, (SGD).
A continuación se ilustra la manera como se distribuyen las
funcionalidades dentro de los principales procesos de gestión
documental articulados a través de la plataforma confirmada por TMS y
Mercurio.

Grafico 3. Tomado del documento de rediseño Funcionalidad TMS
Mercurio.
3.
LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL

a.
Planeación documental: Actividades encaminadas a la planeación,
generación y valoración de los documentos de la entidad, en
cumplimiento con el contexto administrativo, legal, funcional y
técnico, comprende la creación y diseño de formas, formularios
y documentos, análisis de procesos, análisis diplomático y su
registro en el sistema de gestión documental.
Objetivo: Analizar los contextos legales, funcionales,
administrativos, institucionales de la Gestión Documental aplicando
los instrumentos archivísticos establecidos por la normatividad
vigente.
Alcance: Inicia con la Identificación de necesidades en materia de
Gestión Documental, continua con la Formulación de las Políticas,
Planes y Programas, Construcción y Mantenimiento de los Sistemas de
información, elaboración y aplicación de los cuadros de
clasificación documentalCCD, actualización, ajustes y aplicación
de las Tablas de Retención Documental TRD y Tablas de Valoración
Documental TVD; y, termina con el seguimiento a la ejecución de las
actividades.

Grafico 4.Tomado del documento de rediseño Planeación documental.
b.
Producción Documental: Actividades destinadas al estudio de los
documentos en la forma de producción o ingreso, formato y
estructura, finalidad, área competente para el trámite, proceso
en que actúa y los resultados esperados, guiando a todas las
dependencias para generar documentos físicos, digitales o
electrónicos relacionados con todos los procesos, teniendo en
cuenta la observación de los principios archivísticos y
aplicación de las políticas, normas y procedimientos previstos
en el macroproceso de gestión documental.
En términos generales desde este proceso se establecen las
directrices destinadas a asegurar que la forma de producción o
ingreso, formato y estructura, finalidad, área competente para el
trámite, proceso en que actúa sobre los documentos se mantengan bajo
los estándares y actividades técnicamente definidos.
Objetivo: Generar documentos Físicos, digitales o electrónicos,
teniendo en cuenta los principios de racionalidad, con base en las
funciones y procesos de todas las dependencias, para evidenciar la
misión institucional y aportar a la construcción y preservación del
Patrimonio Documental Colombiano
Alcance: Inicia con la recepción de los documentos en el Grupo de
Atención al Ciudadano, continúa con la generación de registros en
las dependencias de acuerdo al Documento Soporte Estructura
Documentación SIG y las evidencias de sus instructivos; y, termina
con la Gestión y trámite de los Documentos.
*
El personal debe garantizar que los Documentos y/o registros sean
completos, precisos, significativos y adecuados para el fin que
fueron creados.
*
El personal debe capturar los registros de acuerdo de los
procedimientos guías e Instructivos establecidos por el
Ministerio de Educación Nacional.

Grafico 5. Tomado del documento de rediseño; Producción documental.
c.
Gestión y trámite de los documentos: Actividades necesarias para
el registro, la vinculación a un trámite, la distribución
incluidas las actuaciones o delegaciones, la descripción, la
disponibilidad, recuperación y acceso para consulta de los
documentos, el control y seguimiento a los trámites que surte el
documento hasta la resolución de los asuntos.
Objetivo: Garantizar la disponibilidad, recuperación, trámite y
acceso a la información generada, con el fin de brindar una respuesta
oportuna a las solicitudes de los usuarios.
Alcance: Inicia con la necesidad de consultar información, a través
del Sistema de Gestión Documental, con que cuenta el MEN, continúa
con la búsqueda y recuperación de ésta; y, finaliza con el acceso a
la información y comunicación de salida del solicitante.
*
Todas las comunicaciones oficiales del Ministerio de Educación
Nacional, deben ser registradas, tramitadas y gestionadas a
través del Sistema de Gestión Documental (SGD).
*
Todos los actos administrativos emitidos a través del SGD son
responsabilidad del funcionario dueño del usuario registrado en
el aplicativo.

Grafico 6. Tomado del documento de rediseño; Gestión y trámite de
los documentos.
d.
Organización y transferencia documental: Operaciones técnicas
para declarar el documento en el sistema de gestión documental,
clasificarlo, ubicarlo en el nivel apropiado, ordenarlo y
describirlo adecuadamente para transferir los documentos durante
las fases de archivo, verificando la estructura, la validación
del formato de generación, la migración.
La organización de archivos de gestión y central se realizara de
acuerdo a la Guía para la Organización de Archivos y se tendrán en
cuenta los procedimientos de organización de archivo de gestión y
central.
Objetivo: Garantizar la correcta organización e identificación de
los documentos que permita su oportuna ubicación y consulta para la
gestión de los trámites del Ministerio de Educación Nacional y
asegurar la transferencia de los documentos en cumplimiento con la
normatividad vigente, por medio de la aplicación de los instrumentos
archivísticos.
Alcance: Inicia con la producción de la documentación generada y
recibida por las dependencias y entes externos, continua con la
ubicación de las unidades de conservación (carpetas) en el archivo
de gestión y el alistamiento de la transferencia primaria y termina
con el alistamiento de las transferencias secundarias, disposición
final o conservación 13 definidas en las TRD.
Las TVD generan el cronograma o calendario de transferencias
documentales (primarias, secundarias). Este seguimiento se realizara a
través del sistema creando alertas que indiquen cuando se realizara.
El Sistema de Gestión Documental debe generar el Formato Único de
Inventario Documental FUID para realizar la transferencia primaria,
secundaria, disposición final y el acta respectiva para las
transferencias secundarias.
El FUID de transferencias y eliminación debe ser publicado en el
sitio Web del Ministerio.

Grafico 7. Tomado del documento de rediseño; Organización y
transferencias documentales.
e.
Disposición final de los documentos: Selección de los documentos
en cualquier etapa del archivo, con miras a su conservación
temporal, permanente o a su eliminación, de acuerdo con lo
establecido en las tablas de retención documental o en las tablas
de valoración documental.
Objetivo: Asegurar la correcta selección, conservación y
eliminación análoga, electrónica o digital de los documentos para
garantizar la integridad y preservación de la información del
Ministerio.
Alcance: Inicia con la identificación de los documentos que han
cumplido con su ciclo vital a través de la valoración de los mismos
continúa con la selección o eliminación conforme a la TRD y TVD y
finaliza con la conservación de los documentos físicos, análogos
y/o digitales que así lo ameriten.
Las actividades relacionadas con la selección y disposición final de
los documentos de archivo, se encuentran establecidas en el proceso de
Disposición final de documentos. (Consultar el Sistema Integrado de
Gestión, Macroproceso de Gestión Documental).

Grafico 8; Tomado del documento de rediseño; Disposición final de
los Documentos.
f.
Preservación a largo plazo: Se establecen el conjunto de acciones
y estándares aplicados a los documentos durante su gestión para
garantizar su preservación en el tiempo, independientemente de su
medio y forma de registro o almacenamiento. Este contenido son
directrices y no las acciones concretas para definir la
preservación a largo plazo.
Sería mejor colocar las Actividades que se involucran sin detallar
aspectos técnicos.
• Elaboración de los inventarios documentales
• Método de selección documental
• Herramientas automatizadas para las tablas de retención
documental
• Herramientas automatizadas para las tablas de valoración
documental
• Actualización de tablas de retención documental
• Aplicación de tablas de retención documental
• Aplicación de tablas de valoración Documental
*
Determinar nivel de implementación de actividades para la
disposición final de documentos.
Como los relacionaríamos con los procedimientos del SIG y el programa
específico con el que se relaciona.
g. Valoración documental: Proceso permanente y continuo, que inicia
desde planificación de los documentos y por medio del cual se
determinan los valores primarios y secundarios de los documentos, con
el fin establecer su permanencia en las diferentes fases de archivo y
determinar su disposición final (conservación temporal o
permanente). 14
4. FASES DE IMPLEMENTACIÓN DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL –
PGD (Ver anexo b. Plan de Implementación.)

El Ministerio de Educación Nacional, por medio de su Comité
Institucional de Desarrollo Administrativo, tiene la responsabilidad
de establecer a corto, mediano y largo plazo, la implementación del
Programa de Gestión Documental Institucional, determinando las fases
necesarias a desarrollar, incluyéndolo dentro del Plan Estratégico
Institucional y el Plan de Acción Anual y debe estar alineado con los
objetivos estratégicos. Para el desarrollo del PGD, se establecen las
siguientes fases:

5.
PROGRAMAS ESPECÍFICOS

a.
Programa de normalización de formas y formularios electrónicos
En el Ministerio este programa se ejecuta directamente desde el
Sistema Integrado de Gestión (SIG) a partir del cual se dan los
lineamientos y procedimientos para crear, codificar y usar los
diferentes formatos que se requieren en los procedimientos del
Ministerio. Estos formatos son los que se denominan registros de
calidad los cuales está debidamente codificados dentro del SIG.
Política de formas y formularios
Como política institucional en esta materia y para todo propósito,
todo formato que se use o aplique en el Ministerio de Educación
Nacional dentro de un procedimiento, proceso o macroproceso debe ser
creado bajo el correspondiente procedimiento para registros y formatos
de calidad del Ministerio de Educación Nacional y con el
correspondiente código del SIG, de lo contrario se considera como
documento no oficial del Ministerio.
b.
Programa de documentos vitales o esenciales – seguridad de la
información
Un programa de documentos vitales o esenciales, es aquel que contiene
información vital necesaria para una organización, que le permita
continuar con sus funciones y actividades claves en caso de una
emergencia o desastre y se articulara con el plan de riesgo operativo
del MEN en caso de emergencias.
Todos los documentos del MEN designados como vitales o esenciales para
su funcionamiento, deben ser asegurados, ya sea por medio de
microfilmación u otro sistema de reproducción que garantice la
autenticidad y protección adecuada.
Las dependencias del MEN tienen la responsabilidad de mantener los
documentos designados como documentos vitales o esenciales, seguros y
protegidos de manera continua, independientemente del formato de
almacenamiento.
Propósito
*
Desarrollar planes que permitan identificar y proteger la
información vital o esencial
*
Llevar a cabo un análisis de las amenazas y riesgos
*
Seleccionar los métodos de protección
*
Implementar y mantener un programa de documentos vitales o
esenciales orientado a: Proteger de la destrucción total o
parcial, ante cualquier evento adverso.
Objetivos
*
Identificar los documentos necesarios para realizar las
operaciones de funcionamiento en condiciones de emergencia
(primeras 72 horas después de un desastre)
*
Identificar los documentos necesarios para realizar o reconstruir
la mayoría de las funciones misionales del MEN
*
Identificar los documentos que protegen los derechos legales y
financieros del MEN, sus funcionarios, clientes y proveedores.
*
Desarrollar y aplicar métodos, incluyendo almacenamiento externo
y tecnología de la información, para proteger y salvaguardar los
documentos identificados como vitales de la pérdida, mal uso,
modificación y el acceso no autorizado, integrado al Sistema de
Gestión de Calidad NTCGP1000:2009, MECI2014, ISO30301 Sistema de
Gestión de Documentos y la ISO27001 Sistema de Gestión de la
Seguridad de la Información
*
Desarrollar políticas, procedimientos y un plan de acción para
evaluar los daños y comenzar la recuperación de los registros
que puedan verse afectadas por una emergencia o desastre,
independientemente del medio de almacenamiento.
Documentos vitales o esenciales:
El propósito del Programa de Documentos Vitales o Esenciales del
Ministerio de Educación, es orientar y proveer de un instrumento
técnico para proteger los documentos vitales de la destrucción total
o parcial, ante la ocurrencia de siniestros adversos, ocasionados por
efectos físicos, biológicos o humanos, para conservarlos y
preservarlos, con el fin de garantizar la existencia, gestión y
continuidad de los mismos.
Existen dos tipos de documentos vitales o esenciales
*
Documentos de operaciones de emergencia – Información esencial
para el funcionamiento continuo del MEN durante (actividades de
respuesta a emergencias) y después de una emergencia para
asegurar la continuidad de la organización., y
*
Documentos legales Documentos esenciales para la protección de
los derechos legales y financieros de una organización y de las
personas directamente afectadas por las actividades de la
organización.
c.
Programa de Gestión de Documentos Electrónicos PGDE
El programa pretende establecer las directrices, criterios y
especificaciones técnicas necesarias para capturar, administrar,
indizar, almacenar, consultar, proteger y conservar los archivos
electrónicos a la entidad. Se debe garantizar la autenticidad,
integridad, confidencialidad y la conservación a largo plazo de los
documentos electrónicos de archivo así como su disponibilidad,
legibilidad (visualización) e interpretación, independientemente de
las tecnologías utilizadas en la creación y almacenamiento de los
documentos, tal como se indica en el Decreto 1080 de 201515.
Responsabilidad sobre las políticas de la gestión electrónica de
documentos
*
La Secretaria General y el Grupo de Gestión Documental son
responsables de definir, coordinar, articular y establecer los
principios, procedimientos y prácticas que permitan una adecuada
gestión electrónica de documentos en la Entidad.
*
La Oficina de Tecnología y Sistemas de Información del
Ministerio de Educación Nacional, es responsable de evaluar y
adoptar los mecanismos y procedimientos informáticos más
adecuados para la gestión de la información y los documentos,
asociada a las tecnologías de la información y la comunicación,
así como de definir conjuntamente con las oficinas de gestión
documental los aspectos técnicos relativos a la seguridad,
integridad, autenticidad, fiabilidad y disponibilidad de la misma,
de acuerdo con las políticas de conservación.
*
El grupo de Gestión Documental es responsable de diseñar,
documentar, implementar y controlar las decisiones que sobre
gestión de información adopte cada entidad, así como asesorar a
las dependencias en el diseño y la implementación de las
políticas, normas y procedimientos establecidos para una mejor
gestión de la información.
Creación y producción de documentos electrónicos
El Programa de Gestión de Documentos Electrónicos está orientado a
la creación de información electrónica, deben aplicándose las
siguientes reglas:
*
Cada documento debe estar claramente identificado por la
dependencia responsable de la gestión de la información
electrónica.
*
Toda información electrónica debe incluir una documentación
contextual, que debe ser mantenida por la dependencia responsable
de la gestión de la información en cada etapa de su ciclo de
vida, conforme los documentos y la información pasan de una etapa
a otra.
*
No debe efectuarse ninguna destrucción o modificación de datos
sin un procedimiento previo de aprobación, para garantizar la
conservación de las modificaciones en los documentos (la
destrucción o la puesta al día de los datos hace imposible
combinar, reconocer, recuperar o identificarlos).
*
Debe articularse un procedimiento para tratar la información
electrónica de los sistemas de información.
Organización y conservación de los documentos electrónicos
*
La información electrónica se debe identificar, organizar y
conservar siguiendo estándares archivísticos y tecnológicos
Sistemas de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivos –
SGDEA, que incluyan el manejo de formas y formularios
electrónicos. Se deberán tener en cuenta los estándares de la
Ley 1437 de 2011 y los desarrollos y los ajustes a nivel de
Acuerdos AGN, Guías AGN Mintic, Normas Técnicas Colombianas,
Normas ISO, Estrategia de Gobierno en Línea GEL, el Sistema
Nacional de Archivos Electrónicos SINAE, en concordancia con el
Sistema Nacional de Archivos, aceptados internacionalmente, que
faciliten su consulta y recuperación en el menor tiempo posible y
en cualquier momento.
*
La conservación de la información electrónica debe considerar y
atender los principios de preservación en el tiempo, longevidad
de los medios de almacenamiento, valoración, vulnerabilidad y
disponibilidad, sea que se encuentre en propiedad de los creadores
o de las dependencias responsables del archivo de la misma.
*
Los servidores públicos y/o contratistas son responsables por la
adecuada gestión de la información relacionada con el desempeño
de su cargo y el cumplimiento de sus funciones, así como de su
adecuada clasificación, organización, almacenamiento y custodia,
así como a su conservación y protección mientras éste bajo su
control.
Acceso los documentos electrónicos de archivo
*
El acceso a la información se debe hara de acuerdo con los
principios constitucionales y las normas legales, así como al
carácter de los documentos (públicos o privados), la
transparencia de la administración y la rendición de cuentas.
*
El acceso a los documentos de archivo deberá estar debidamente
reglamentado por las entidades públicas y difundidas en sus
páginas web.
*
El Grupo de Gestión Documental y la Oficina de Tecnología y
Sistemas de Información deberán asegurar la capacidad de los
sistemas de información (Mercurio y Sistema de Gestión
Documental) para localizar, recuperar, y consultar cualquier
documento o información en el menor tiempo posible,
independientemente del medio de producción original en el cual
haya sido creado, la fecha de creación y el soporte,
Tecnologías de la información
*
En la evaluación, selección, adquisición e implantación de
cualquier tipo de tecnología que tenga un efecto directo o
indirecto respecto de la gestión de la información, se deberán
considerar los aspectos archivísticos mencionados en el presente
documento de política, el avance de las tecnologías y los
métodos de archivo que contribuyan a cumplir con las directrices
y normas expedidas en Colombia, así como las mejores prácticas
cuya aplicación haya previamente sido evaluada y validada.
*
La dependencia de tecnología es la responsable de brindar las
herramientas que permitan aplicar las políticas y normas sobre
gestión documental y de información, deben implementar
mecanismos técnicos apropiados que permitan controlar los riesgos
inherentes a la preservación del soporte electrónico asociados
con el continuo avance de la tecnología, el cambio de los
soportes y formatos, las nuevas versiones de los sistemas
operativos y de los sistemas de información, entre otros.
Cultura de la información
*
El Ministerio de Educación Nacional debe promover la
implementación de un programa permanente de formación de los
servidores públicos en cuanto a las implicaciones,
responsabilidades, prácticas y métodos que se deben tener en
cuenta para la gestión de la información electrónica en sus
respectivas áreas y actividades.
Requerimientos
*
Diagnosticar los problemas existentes en relación con el manejo
de la información electrónica. Llevar a cabo un estudio de los
procesos y flujos documentales y de información actuales y como
éstos influye en los niveles de impresión de documentos para
generar una reestructuración continua a los procesos.
*
Analizar e identificar el nivel de tecnología de la organización
y como ha sido su asimilación y uso.
*
Articulación del proceso electrónico con las TRD, puesto que
constituyen el primer objeto de automatización.
*
Articulación del proceso documental electrónico con los procesos
de auditoría o control de gestión y calidad.
*
El sistema debe ser de una arquitectura de acceso abierto y
permitir su actualización y la interoperabilidad con otros
sistemas.
A través de un sistema de gestión documental y de información se
deben proveer como mínimo los siguientes servicios:
*
La captura, descripción y registro automático en el sistema de
documentos electrónicos.
*
La agrupación de documentos electrónicos en documentos
compuestos virtuales, por series y subseries.
*
La clasificación de documentos a través de taxonomías, por
series y subseries, de acuerdo con las funciones y procesos
agrupados en carpetas electrónicas.
*
El control integrado del uso del documento.
*
La gestión centralizada de usuarios
*
La gestión de procesos sobre los documentos para llevar a cabo
acciones de circulación, revisión, aprobación y firma
electrónica de los mismos.
*
El control de los documentos desde la fase de creación incluyendo
la gestión de los documentos electrónicos de archivo, tanto los
activos como semiactivos, que asegure que son fiables, íntegros
y auténticos.
*
Los procesos de valoración y selección Son los que permiten el
traslado de una fase a otra. La valoración debe ser realizada
antes de crear el documento y al mismo tiempo debe identificar
conjuntos de documentos que pertenezcan a determinada actividad
para así definir su ciclo de vida y asignar periodos de
retención a agrupaciones de documentos electrónicos.
*
Las tecnologías que se implementen para gestionar los documentos
electrónicos deben garantizar la integridad y autenticidad de
éstos y facilitar su gestión y conservación en el tiempo, de
acuerdo con las políticas de retención establecidas
*
Se debe garantizar los requisitos exigidos para que el documento
electrónico sea auténtico e íntegro, durante todo su ciclo de
vida.
*
La información y los documentos deben estar disponibles para su
consulta de manera ágil y oportuna. Los medios electrónicos
utilizados para almacenar la información electrónica, deben
garantizar el acceso a la información cuando ésta sea requerida.
*
EL Ministerio de Educación nacional debe definir estructuras de
organización (taxonomías) para facilitar la consulta de la
información primaria y secundaria que se divulgue a través de
sus páginas Web, incluyendo los documentos electrónicos de
archivo.
*
La información electrónica corporativa debe ser de acceso solo a
quien esté autorizada para consultarla y usarla.
*
Los documentos electrónicos deben permanecer completos y
protegidos de manipulaciones y alteraciones en el tiempo y en el
espacio; así mismo se deben establecer controles para evitar su
eliminación por personas no autorizadas.
*
El ministerio de Educación Nacional necesita definir
procedimientos para la recuperación de datos, sistemas y
documentos electrónicos en caso de contingencias.
*
Es necesario que el Ministerio de Educación Nacional dispongan de
sistemas de gestión durante el ciclo de vida de los documentos,
que permita: Organizar los documentos electrónicos a través de
cuadros de clasificación, Establecer plazos de conservación y
eliminación para la información y los documentos electrónicos
de archivo., Ejecutar procesos de eliminación parcial o completa
de acuerdo con los tiempos establecidos en las TRD y conservar
evidencia del proceso realizado.
Aplicación de sistemas de archivo electrónico.
En los sistemas de archivo electrónicos implementados en el
Ministerio de Educación Nacional, se debe garantizar la conservación
a largo plazo de los documentos electrónicos, así como su
disponibilidad, legibilidad (visualización) e interpretación,
independientemente de la obsolescencia de las tecnologías utilizadas
en la creación de los documentos.
Este sistema debe funcionar como un repositorio digital, el cual tiene
a cargo las siguientes funciones básicas:
*
Recepción de los documentos y preparación de los mismos para su
preservación a largo plazo: se identifican los formatos de
fichero originales y se convierten a un formato preservable;
extracción automática de metadatos; identificación de
identificadores persistentes; encapsulación en contenedores de
información de archivo y autenticación a través de la firma
electrónica.
*
Almacenamiento y conservación: conlleva un proceso de vigilancia
tecnológica con el fin de detectar problemas de obsolescencia y
por consiguiente de ser necesario se debe realizar migración de
formato para garantizar su legibilidad, dejando notificación de
los cambios realizados.
*
Difusión de acceso: compuesto por funciones de búsqueda y
recuperación, transformación de documentos conservados de ser
necesario para garantizar el acceso a los documentos.
Descripción del Documento electrónico de archivo y el Programa de
gestión de documentos electrónicos.
*
Se debe hacer la aplicación de estándares de descripción como
las normas “ISAD (G)16 e ISAAR (CPF)”17 y otros estándares de
metadatos apropiados para hacer accesible y disponible la
información como: contenido, contexto, estructura del documento y
los metadatos archivísticos y gestión del documento después de
su creación; los metadatos técnicos, que se encargan del manejo
de los formatos del documento y formatos de migración entre
otros.
Conservación del documento electrónico
*
Las medidas mínimas de conservación preventiva y a largo plazo
deben estar basadas en el cambio del soporte o programa de
software de los documentos electrónicos a otros soportes y
programas con el fin de conservar su legibilidad, vigencia y
acceso.
*
Un programa de gestión de documentos electrónicos debe tener
como base lo anterior con el fin de garantizar su autenticidad,
integridad, accesibilidad, comprensión, capacidad de ser
procesado y potencialmente reutilizado.
*
El ministerio de Educación Nacional debe velar por una adecuada
gestión de los documentos electrónicos, teniendo en cuenta los
siguientes aspectos:
*
Los documentos electrónicos necesitan mantener su valor de
evidencia y por ello deben contener las siguientes
características: Auténtico Íntegro Aumentable Adicional
a lo anterior, para que éstos puedan ser gestionados de manera
adecuada, se deben poder: Capturar Clasificar Localizar
Conservar Estos requisitos deben cumplirse en el momento del
control de la creación y gestión de los documentos tanto para
aquellos que se encuentren activos como aquellos que estén
dentro de la etapa de los semiactivos.
*
De conformidad con las normas legales sobre la materia, las
entidades deben garantizar que las tecnologías utilizadas para
la gestión de la información y los documentos electrónicos
cumplan con los siguientes principios:
*
Disponibilidad Confidencialidad Integridad Autenticidad
No repudio El uso de mecanismo de firma digital dependerá de
las necesidades de cada entidad y de la naturaleza de la
información; este tipo de mecanismos no deben utilizarse sino
en los casos en los cuales las normas y leyes procesales lo
determinen.
*
Las medidas mínimas de conservación preventiva ya largo plazo
podrán estar basadas en procesos como la migración, la
emulación o el refreshing, o cualquier otro proceso de
reconocida capacidad técnica que se genere en el futuro.
a.
Programa de reprografía
El Ministerio de Educación Nacional adopta todas las directivas,
políticas y mejores prácticas emitidas por la Presidencia de la
República, Ministerio de Tecnologías de Información y
Comunicaciones y el Archivo General de la Nación relacionadas con la
iniciativa CERO PAPEL en la Administración pública.
Particularmente algunas de estas prácticas están descritas en el
procedimiento de digitalización de archivos y en la guía para la
digitalización de documentos y archivos del Ministerio.
b.
Plan institucional de capacitación
Para lograr este propósito el Programa de Gestión Documental, se
articula con el plan anual de capacitación institucional para los
servidores del Ministerio, en todos sus niveles.18
c.
Programa de auditoría y control
Efectuar seguimiento a las acciones generadas de los planes, programas
y proyectos para dar cumplimiento a las Políticas y directrices del
Programa de Gestión Documental.
Realizar procesos de evaluación al Macroproceso de Gestión
Documental, revisar y analizar los resultados de los Indicadores de
gestión documental Implementar las acciones de mejora de acuerdo con
las desviaciones presentadas.
Se debe contemplar:
*
Fortalecimiento de la cultura del autocontrol
*
Aplicación de acciones correctivas y preventivas
*
Satisfacción de los usuarios e impacto de los servicios ofrecidos
por el área de Gestión Documental
*
Desarrollo de acciones encaminadas a la mejora continúa de los
procesos archivísticos del MEN.
*
Definición y tratamiento del riesgo asociado a la gestión de
información del MEN.
Igualmente se tendrán en cuenta los informes de la Oficina de Control
Interno como de los entes de control y los planes de mejoramiento de
dichos entes de control, Inspección y vigilancia como también del
AGN.
6.
ARMONIZACIÓN CON LOS PLANES Y SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA ENTIDAD

Articulación con otros programas y sistemas de la entidad, Plan
Estratégico Institucional y en el Plan de Acción Anual de la
entidad, con las siguientes orientaciones:
a. Estará alineado con los objetivos estratégicos del Ministerio.
b. Establecerá metas de corto, mediano y largo plazo.
c. Deberá contar con los recursos necesarios, para alcanzar las metas
y lograr los objetivos definidos.
Glosario19
Almacenamiento de documentos: Ubicación de los documentos en un lugar
apropiado, que permita su conservación y recuperación con el fin de
ser consultados posteriormente.
Archivo: Instrumento básico de la administración, que conserva y
guarda ordenadamente la información registrada, producida y recibida
por la entidad en el desarrollo de sus actividades.
Archivo de gestión: Comprende toda la documentación que es sometida
a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas
productoras u otras que las soliciten Su circulación o trámite se
realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados. Ley
594 del 2000.
Archivo central: Agrupa documentos transferidos por los distintos
archivos de gestión de la entidad respecta, cuya consulta no es tan
frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta
por las propias oficinas y particulares en general. Ley 594 del 2000.
Archivo histórico o inactivo: A él se transfieren desde el archivo
central los documentos de archivo de conservación permanente. Ley 594
del 2000.
Archivos satélites: Aquellos que se generan en cada una de las
dependencias del Banco debido a la documentación que generan o
reciben permanentemente y que se conservan en su lugar de origen.
Estos archivos constituyen el soporte indispensable para la operación
diaria de la dependencia y deben regirse por las directrices
contenidas en el Procedimiento Control de Registro.
Ciclo de vida de los documentos: El periodo o recibo del registro,
durante su vida útil, hasta su disposición final o retención como
registro histórico. LAFT: El ciclo de vida de cada producto se
refiere a las etapas en las que un producto se desarrolla y en las
cuales se puede presentar el riesgo de LA/FT.
Comunicaciones oficiales: Son todas aquellas recibidas o producidas en
desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad,
independientemente del medio utilizado.
Correspondencia: Son todas las comunicaciones de carácter privado que
llegan a las entidades, a título personal, citando o no el cargo del
funcionario. No generan trámites para las instituciones.
Clasificación: Preparación e identificación sistemática de las
actividades del negocio, documentos en categorías de acuerdo con
convenciones, métodos y reglas de procedimientos estructuradas
lógicamente, representadas en un sistema de clasificación.
Digitalización: Técnica que permite la reproducción de información
que se encuentra guardada de manera analógica (Soportes: papel,
video, casetes, cinta, película, microfilm y otros) en una que sólo
puede leerse o interpretarse por computador.
Disposición final de documentos: Hace referencia a la tercera etapa
del ciclo vital de los documentos, resultado de la valoración con
miras a su conservación permanente, a su eliminación, selección por
muestreo y/o microfilmación.
Documento: Toda información (datos que poseen significado) y su medio
de soporte el cual puede ser papel, disco magnético u óptico,
fotografía, videos o una combinación de éstos.
Documento de archivo: Registro de información producida o recibida
por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o
funciones.
Destrucción: Proceso de eliminación o borrado de documentos de
manera que no haya reconstrucción posible.
Descripción archivística: El conjunto de actividades orientados a la
producción de catálogos, índices, inventarios, rótulos y otros,
los cuales son instrumentos descriptivos o de consulta de los
documentos.
Expediente: Conjunto de documentos relativos a un asunto, que
constituyen una Unidad Archivística. Mini/Manual No 4 de la AGN
Versión actualizada.
Fondo documental: Totalidad de las series documentales de la misma
procedencia o parte de un archivo que es objeto de conservación
institucional formada por el mismo archivo, una institución o
persona.
Identificación documental: Primera etapa de la labor archivística
que consiste en indagar, analizar y sistematizar las categorías
administrativas y archivísticas en que se sustenta la estructura de
un fondo.
Indización: Proceso de establecer puntos de acceso para facilitar la
recuperación de documentos, registros o información.
Índice: Instrumento de consulta en el que se listan, alfabética o
numéricamente, términos onomásticos, toponímicos, cronológicos y
temáticos, acompañados de referencias para su localización.
Instrumento de consulta: Termino más amplio que abarca cualquier
descripción o medio de referencia, en el proceso de establecimiento
del control administrativo o intelectual sobre la documentación. Este
medio de referencia ha de permitir entonces el control, la
localización y la recuperación de la información.
Metadatos: Datos que describen el contexto, contenido y estructura de
los documentos y su gestión a través del tiempo.
Microfilmación: Técnica que permite registrar fotográficamente
documentos como pequeñas imágenes en película de alta resolución.
Migración: Acto de trasladar los registros de un sistema a otro,
mientras que se mantiene la autenticidad, integridad, confiabilidad y
capacidad de uso de los registros.
Ordenación: Operación de unir los elementos o unidades de un
conjunto, relacionándolos unos con otros, de acuerdo con una unidad
– orden, establecida de antemano. En el caso de los archivos, estos
elementos serán los documentos o las unidades archivísticas
agrupados dentro de las series.
Preservación: Procesos y operaciones involucradas para asegurar la
supervivencia técnica e intelectual de documentos auténticos a
través del tiempo.
Publicaciones periódicas: Son los impresos que se publican en
periodos determinados (diario, mensual, semestral, etc.) tales como
las revistas y los periódicos, cuyo contenido es información
actualizada generalmente especializada en un asunto o materia.
Publicaciones no convencionales: Son documentos tales como Artículos
sueltos, normas legales, publicaciones oficiales, y todos los impresos
que no sean considerados publicaciones periódicas.
Radicación de comunicaciones oficiales: Es el procedimiento por medio
del cual, las entidades asignan un número consecutivo, a las
comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha
y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su
trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la
Ley. Estos términos, se empiezan a contar a partir del día siguiente
de radicado el documento. Acuerdo AGN 060 del 30 de octubre del 2001,
Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona
evidencia de actividades desempeñadas.
Recuperación: Acción y efecto de recuperar.
Serie: Conjunto de tipos documentales de estructura y contenido
homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor, como
consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.
Subserie: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una
serie y se jerarquizan e identifican en forma separada del conjunto de
la serie por los tipos documentales que varían de acuerdo con el
trámite de cada asunto
Selección de documentos: Proceso mediante el cual se determina la
conservación parcial de la documentación, por medio de muestreo.
Soporte documental: Medios en los cuales se contiene la información,
según los materiales empleados. Además de los archivos en papel
existen los archivos audiovisuales, fotográficos, fílmicos,
informáticos, orales y sonoros.
Matriz de clasificación documental: Listado de registros y documentos
generados y/o tramitados en las actividades de los Procesos de la
Cadena de Valor del Banco.
Reprografía: Conjunto de técnicas, como la fotografía, el
fotocopiado, la microfilmación y la digitalización, que permiten
copiar o duplicar documentos originalmente consignados en papel.
Tablas de retención documental: Son un listado de series con sus
correspondientes tipos documentales asignados a cada Dependencia que
compone la estructura organizacional del Banco, a las cuales se asigna
el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo de vida de los
documentos.
Tiempo de retención: Plazo en términos de tiempo en que los
documentos deben permanecer en el archivo de gestión o en el archivo
central. Esta permanencia está determinada por la valoración
derivada del estudio de la documentación producida en las áreas y se
evidencia en número de años.
Tipo documental: Documentos cuyo contenido y estructura revelan una
actividad o acción, posibilitando su clasificación e inventario Ej.:
Actas, facturas, informes, etc.
Transferencia: Cambio de custodia, propiedad o
responsabilidad con relación a los registros. Traslado
de registros de un lugar a otro.
Unidad de conservación: Cuerpo que contiene en forma adecuada una
unidad documental. Pueden ser unidades de conservación, entre otras,
una caja, una carpeta, un libro o un tomo. Mini/Manual No 4 de la AGN
Versión actualizada.
ANEXOS
a. Diagnóstico documental
(Ver archivo “Diagnóstico situacional de Marzo de 2014.pdf”,
correspondiente al Primer Entregable del Contrato #1341 de 2013)
b. Plan de Implementación

c. Mapa de Procesos

d. Presupuesto para la Implementación del Programa de Gestión
Documental (ver presupuesto vigencia 2016).
PRESUPUESTO ASIGNADO VIGENCIA 2015 PARA GESTIÓN DOCUMENTAL
RUBRO PRESUPUESTAL
NOMBRE DEL RUBRO
VALOR ASIGNADO
 
SERVICIO DE CORRESPONDENCIA
$384.258.122.00
 
ELABORACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE INSTRUMENTOS ARCHIVÍSTICOS
$431.296.400.00
 
ADMINISTRACIÓN Y ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN DEL
MINISTERIO DE EDUCACIÓN
$1.590.779.170.00
 
ADMINISTRACIÓN Y APLICACIÓN DE TRD Y TVD EN EL ARCHIVO CENTRAL
 
ALQUILER DE DEPÓSITOS ARCHIVO CENTRAL
 
INTEROPERABILIDAD DE LOS DEMÁS APLICATIVOS DEL MEN
$130.321.517.00
 
DISEÑO DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DE
ARCHIVO, QUE GARANTICE EL MANTENIMIENTO, CONSULTA Y CONSERVACIÓN DE
LOS DOCUMENTOS DEL EN CUALQUIER SOPORTE
 
EQUIPO INTERDISCIPLINARIO APOYO A GESTIÓN DOCUMENTAL
$89.880.000.00
 
APOYO A LA INTERVENTORÍA AL OUTSOURCING ADMINISTRADOR DE LOS ARCHIVOS
$71.312.500.00
 
PLAN DE CAPACITACIÓN DE LOS SERVIDORES
$83.541.269.00
 
GASTOS GENERALES (INSUMOS, UNIDADES DE CONSERVACIÓN….)
$122.595.129.00
TOTAL PRESUPUESTO ASIGNADO 2015
 
$2.903.984.107
Fuente de información: Presupuesto diseño 20142017
1 COLOMBIA. MINISTERIO DE CULTURA. Decreto 1080 de 2015. Por medio del
cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura. EN:
DIARIO OFICIAL. No. 49523. 26, Mayo, 2015. Pág. 1396.
2 Colombia, Archivo General de la Nación. Manual implementación de
un programa de gestión documental PGD. Bogotá: El AGN, 2014. 60 p.
3 COLOMBIA. CONGRESO DE LA REPÚBLICA. Ley 594 de 2000.
4 COLOMBIA. MINISTERIO DE CULTURA. Decreto 1080 de 2015. Óp. Cit.
Pág. 4.
5 COLOMBIA. CONGRESO DE LA REPÚBLICA. Ley 1712 de 2014.
6 COLOMBIA. MINISTERIO DE CULTURA. Decreto 1080 de 2015. Óp. Cit.
Pág. 4.
7 COLOMBIA. CONGRESO DE LA REPÚBLICA. Ley 1409 de 2010. (agosto 30)
Diario Oficial 47.817 Reglamenta el Ejercicio profesional de la
Archivística, se dicta el Código de Ética y otras disposiciones.
8 COLOMBIA. MINISTERIO DE CULTURA. Decreto 1080 de 2015. Óp. Cit.
Pág. 4.
9 COLOMBIA. MINISTERIO DE CULTURA. Decreto 1080 de 2015. Óp. Cit.
Pág. 4.
10 COLOMBIA, Archivo General de la Nación. Acuerdo 08 31 de octubre
de 2014.
11 COLOMBIA. MINISTERIO DE CULTURA. Decreto 1080 de 2015. Óp. Cit.
Pág. 4
12 COLOMBIA PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA. DECRETO 2482 de 2012
(Diciembre 3) Diario Oficial 48634. Por el cual se establecen los
lineamientos generales para la integración de la planeación y la
gestión.
13 Mintic. AGN Guía No. 4 Cero Papel en la Administración Pública:
Expediente Electrónico. Bogotá Mintic AGN.
14 Colombia. Archivo General de la Nación. Manual: implementación de
un Programa de Gestión Documental PGD. Bogotá: el AGN, 2014.60p.
15 COLOMBIA. MINISTERIO DE CULTURA. Decreto 1080 de 2015. Óp. Cit.
Pág. 4.
16 ISAD (G): Norma Internacional General de Descripción
Archivística. versión española preparada por María Carnicer
Arribas, Blanca Desantes Fernández y Guadalupe Moreno López, Consejo
Internacional de Archivo, 2000.
17 ISAAR (CPF): Norma Internacional sobre los registros de Autoridad
de Archivos relativos a Instituciones, Personas y familias, 2ª ed.
Madrid: Consejo Internacional de Archivos, 2004.
18 COLOMBIA. MINISTERIO DE CULTURA. Decreto 1080 de 2015. Artículo
2.8.2.5.14. Plan de Capacitación.Óp. Cit. Pág. 4.
19 Colombia. Archivo General de la Nación, (2006) Acuerdo 027 de 2006
Por el cual se modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994.